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长沙会计实操培训:电算化环境下的会计用印制度

随着科技的发展,银行前台操作人员的工作方式发生了革命性的变化。长沙会计实操培训几乎所有的内部凭证及外部凭证的部分要素均实现了微机处理,经办人员处理业务由印章标志逐渐发展为计算机自动识别、标注操作员代码,传统的依靠人工逐一加盖的会计印章的做法逐渐失去原有的意义。因此,对会计人员使用个人印章进行相应的改革,才能适应现代金融业务发展和提高金融服务水平的需要。

一、会计印章的地位和作用

(一)实现内部控制。一旦该项业务事后出现问题或需要说明,管理人员可根据经办人员印章信息进行责任追溯和事实认定,通过印章在凭证、账簿上各个环节的标示,明确会计业务从进入操作领域到过程结束的各个过程,以便于管理人员有针对性地加强监督与防范,强化内部控制。

(二)明确经济责任。会计业务经办人员处理业务过程中在自己经办的凭证、账簿指定栏目加盖个人名章后,即明确了自己的经济责任,并按有关规定,承担审核与处理此项业务真实性、合规性的责任。

二、电算化条件下会计印章作用变化的特征

(一)票据防伪已由印章主导型向技术控制型转变

在一般情况下,银行对外出具的票据(如支票、本票、商业汇票等)防伪主要依赖于对印章真实性的甄别。当前票据防伪工作,主要依据票面防伪技术和密押(压)使用,结合印章甄别技术综合判断。而现代电子技术的发展,使印章“克隆”变得轻而易举,金融票据诈骗也多以仿冒印章为手段。因此,依靠传统的肉眼鉴别印章真伪的做法,已不能有效防范票据风险。尽管从绝对意义上讲,密押有失密的可能,压数机、票据防伪标记也可被仿造或伪造,但比起传统的鉴别方式,其防伪精确度有着质的改变,大大减小了票据被伪造(仿造)的可能性。加之银行间查询查复(尤其是传真查询、电子证书)制度的推行,使银行票据防伪性能有了很大的提高。因此,会计人员个人印章已成为“象征”意义上的票据要素,其防伪功能逐步弱化。

(二)内部会计业务由“印章控制”向“密码控制”转变

会计工作实现电算化以后,会计人员由手工填制凭证逐步转变为操作人员按应用系统菜单提示进行每一环节的操作。在具体工作中,操作员使用各自独立的操作代号(此操作代号是唯一的,别人严禁使用),相应的会计凭证、账簿通过计算机打印出来之后,特定位置上已标示了操作代码和操作人员姓名,客观上起到了明确责任的作用,勿需再用手工印章进行补充标注。

在会计业务电算化条件下,每个营业柜员除自己独立的操作代码之外,还有自己特定的、保密使用的“操作密码”。在处理会计业务过程中,只有操作人员输入自己的密码才能登录应用系统,进行各步骤的业务操作。从这一点上说,操作密码在很大程度上已起到内部控制,防范操作风险的作用。因此,如果再要求操作人员在有关会计凭证、报表上逐一加盖经办人印章,既无实际效果,又有可能因印章管理使用不当造成责任混淆,产生操作风险。

三、改进用印方式,强化内部控制

长沙会计实操培训综上所述,伴随银行会计业务逐步实现电算化,银行会计印章的应用方式、范围与作用都在发生明显变化。因此,传统会计人员用印方式必须改革,否则,既不利于提高工作效率,又不利于有效防范会计操作风险。建议在确保会计工作内控及做好相关工作衔接的前提下,在会计业务的某些环节有选择地取消个人用印。

(一)自助设备

对客户通过银行自助服务系统进行操作,银行内部已实现机器自动记账(如自动存款机、自动取款机、银证转账设备、pos机),凭证自动打印功能的业务,银行后台柜员可取消再补盖个人名章的做法,因为后台柜员不是真正的业务经办人员,不负有相应的经济责任。

(二)对外票据

银行会计人员对外签发的银行票据,除在编制过程中已实现电子自动标识有关要素和经办人代号的以外,按“票、押、印、密”各自分管的原则继续进行内部控制,同时,还应在票据相应栏目加盖单位和个人印章,以对外明确相应的责任,对内防范票据风险和道德风险。

(三)前台业务

凡会计凭证各要素通过计算机输入输出,操作员以特定代码操作和特定密码登录、处理后已明确标示操作员代码的凭证,可取消加盖会计人员经办章的做法;对已实行综合柜员制,报表由计算机应用软件自动采集和生成,输出后自动标识操作员姓名的非制式报表,可取消加盖制表人名章的做法;对计算机应用系统已打印出制表单位名称、机构代码的非制式报表,除外部监管部门要求必须加盖公章的以外,也可以取消加盖制表单位公章的做法。

四、会计人员用印制度改革后的配套措施

综上所述,金融电算化推动会计人员用印制度的改革,对传统体制下会计观念、管理方式势必产生一定的冲击。但无论是印章控制型操作还是电子化条件下的密码控制技术的应用,都必须以明确经济责任、实现内部控制为原则,确保会计工作的严肃性和严密性。会计用印制度改革必须严格按程序、分阶段、谨慎操作:

(一)严格执行会计业务内部分级授权管理规定。计算机系统对超过操作员处理权限的业务必须设置内部控制环节,未经有权人员确认就不能完成会计业务处理过程。同时,计算机应用系统在打印出的业务报告上应详细标注业务经办过程。

(二)严格实行会计人员交接班登记制度。前台会计人员离开岗位,必须退出操作系统,确保自己的密码不被使用(或盗用)。正常交接班时,接任柜员必须使用自己的操作密码进行登录,业务操作时间、业务区间必须及时、认真书面登记,由会计主管人员签字确认,以备查考。

(三)积极推行内部会计操作制度、规程的改革,取消部分环节对个人印章的应用环境的硬性制约规定,使会计操作流程和工作制度符合银行会计电算化的需要。

(四)进一步加强会计人员操作员密码管理,严格执行前台会计人员一人一个特定操作密码,定期更换的规定。银行管理者要加强对会计操作人员的管理和教育,防止失密、泄密问题的发生,从源头上防范操作风险。

(五 )长沙会计实操培训积极推行电子验印技术,解决外来凭证印章的识别只能在原印鉴卡保存地银行核对的方法,使客户票据在一家银行的各个网点都能鉴别,进一步提高工作效率和服务水平。